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萬科集團:云端報銷 數字賦能

萬科集團:云端報銷 數字賦能

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金蝶云?蒼穹的人人差旅、人人費用產品,為我司帶來了完整的差旅、費用報銷業務服務,易用的填單界面,集成手機拍照、電子發票、商旅平臺,實現了便捷出行免墊付,給全員用戶帶來優質的用戶體驗,更實現了新稅改模式下交通類票據的稅務抵扣數據要求,真正體現了降本增效。



4000個            96193筆         137單/人天

公司賬套              月處理單據量            人均審核單量


客戶概述

萬科企業股份有限公司成立于1984年,經過三十余年的發展,已成為國內領先的城鄉建設與生活服務商,公司業務聚焦全國經濟最具活力的三大經濟圈及中西部重點城市。2016年公司首次躋身《財富》“世界500強”,位列榜單第356位,2017年、2018、2019年接連上榜,分別位列榜單第307位、第332位、第254位

2014年萬科第四個十年發展規劃,已經把“三好住宅供應商”的定位延展為“城市配套服務商”。2018年萬科將這一定位進一步迭代升級為“城鄉建設與生活服務商”,并具體細化為四個角色:美好生活場景師,實體經濟生力軍,創新探索試驗田,和諧生態建設者。

2017年,深圳地鐵集團成為本集團第一大股東,始終支持萬科的混合所有制結構,支持萬科城鄉建設與生活服務商戰略和事業合伙人機制,支持萬科管理團隊按照既定戰略目標,實施運營和管理,支持深化“軌道+物業”發展模式。

萬科始終堅持為普通人提供好產品、好服務,通過自身努力,為滿足人民對美好生活的各方面需求,做出力所能及的貢獻。2018年,公司將自身定位進一步迭代升級為“城鄉建設與生活服務商”,所搭建的生態體系已初具規模。在住房領域,公司始終堅持住房的居住屬性,堅持“為普通人蓋好房子,蓋有人用的房子”,在鞏固住宅開發和物業服務固有優勢的基礎上,業務已延伸至商業、長租公寓、物流倉儲、冰雪度假、教育等領域,為更好地服務人民美好生活需要、實現可持續發展奠定了良好基礎。未來,公司將始終堅持“大道當然,合伙奮斗”,以“人民的美好生活需要”為中心,以現金流為基礎,深入踐行“城鄉建設與生活服務商”戰略,持續創造真實價值,力爭成為無愧于偉大新時代的好企業。

業務挑戰

萬科由于戰略轉型布局多元化新業務領域以及自身業務快速擴張,費用報銷業務存在“四多”困境:多業態,費用報銷需覆蓋地產、物業服務、物流、商業等12個業態;多場景,涉及個人費用、差旅報銷、公司費用3大業務場景,306個費用場景;多用戶,37708個有效用戶量;多業務量,年填單量170萬單。

原費用報銷系統逐漸顯現出業務支撐能力不足、系統易用性、穩定性及擴展性差等情況。其支撐能力逐漸成為限制萬科財務管控水平提升的一個短板,為更有效地支撐集團發展戰略,更好地服務一線員工和財務人員,提升財務管控能力和員工體驗感,萬科決定重新構建費用報銷系統,打造一個更智能,業務能力、管控能力更強大的信息化系統。

解決方案

萬科構建費用云平臺,打造云端費用報銷新模式。萬科費用云平臺分為費用云前端、費用云后端、業務后臺三個層面。費用云前端以“人”為核心,融入社交元素,解決萬科員工隨時隨地的個人費用、公司費用、差旅報銷等業務;費用云后端是費用報銷業務管理運營的核心功能模塊,包括費用管理、差旅管理、商旅管理、合同付款、發票夾管理、費用預算管理、額度管理、規則管理、權限管理及基礎信息等;業務后臺實現費用報銷業務的賬務處理,與萬科現有財務總賬系統進行集成,實現會計憑證的自動生成。

向導填單、交互設計,提供用戶極致體驗

萬科員工可在移動端隨時隨地一鍵發起費用申請、借款或報銷、還款等業務,支持項目報銷、委托報銷、多幣別報銷及多次借款、多次報銷、多次還款的場景。基于通俗業務語言,快速區分所報費用業務場景,業務人員報銷填單方便;人性化的交互操作界面,快捷即時獲悉報銷進展,提供報銷問題的快速溝通渠道,提升了員工的用戶體驗。

員工可PC端,亦可移動端上傳費用報銷相關附件;無需文字輸入,可一鍵語音“小K”助你發起報銷、錄入出差事由;領導隨時隨地移動審批員工費用、借款或報銷、還款等業務申請。

智能審批,減輕工作負荷,提高費報效率

萬科費用云對費用審單進行碎片化分解處理,分為專業審核(費用基本信息、費用清單等)和非專業審核(收款信息、發票信息等),使得分工更細致和專注,系統監控任務分解情況,督促單據審核的任務完成。

同時,任務碎片化分解后,部分非專業審核可采用眾包模式,節約人力成本。

智能發票報銷、商旅集成,全方位滿足差旅報銷需求

萬科費用云實現智能發票報銷,即員工掃/拍發票,從微信卡包選取發票、上傳發票圖片與PDF附件,通過OCR識別發票信息,自動完成差旅費用報銷信息填寫。

同時,萬科費用云與攜程商旅、滴滴約車集成,采用月結模式,員工免墊資、免貼票、一鍵報銷;在線獲取訂單數據,費用透明,財務審單更高效。全方位滿足了員工和財務的差旅報銷需求。

客戶價值

精細管控:實現業務標準化、流程規范化及管控數據化,完善了企業費用報銷的內部控制體系,強化企業業務管控能力;費用報銷全流程過程控制,報銷過程可追溯,提高了財務數據的質量和業務完整性。

降本增效:實現無紙化辦公,降低費用管理“可見的”( 物料、耗材、快遞費用等 )經濟成本和不可見的管理成本;借助OCR、RPA等新技術,智能填單、智能審單、智能發票查驗,提高費用管理的質量及效率。

極致體驗:基于通俗業務語言,快速區分所報費用業務場景,業務人員報銷填單方便快捷;實時獲悉報銷進展,提供報銷問題的快速溝通渠道;報銷規則可視,業務流程透明,系統交互及界面友善,降低了系統使用的學習成本。通過填單向導化、費報業務化、互動人性化等重新繪制用戶體驗地圖,由“我懂系統”轉變為“系統懂我”,由“難報銷”轉變為“易報銷”。